Tips dan Trik Menulis Proposal

Kemampuan menulis sebuah proposal menjadi salah satu keahlian yang sangat penting selain kemampuan menulis laporan kegiatan bagi sebuah lembaga di gerakan masyarakat sipil . Dibutuhkan kemampuan mengelola bahasa dalam menyampaikan maksud dan tujuan dalam program kegiatan yang diajukan dan agar usulan tersebut diterima.  Apalagi saat ini penulisan proposal yang terfokus dan efektif sangat diperlukan dalam memperoleh pendanaan ditengah keterbatasan dan selektifnya donor.

In House Training yang dilakukan Demos pada 11 Maret 2013 dengan narasumber Nancy Suwarno berupaya memaksimalkan penulisan proposal. Pendekatan masalah yang dibahas dalam proposal dengan menggunakan dua pilihan pisau analisa, yakni Asset Based yang menitik beratkan pada pencapaian dan menggunakan bahasa positif. Kemudian melalui analisa Deficit Based menggunakan pendekatan melalui pohon masalah.  Perbedaan dalam dua pendekatan analisa ini adalah dalam Asset Based menghargai capaian-capaian yang sudah diraih dan memberikan semangat, sedangkan untuk Deficit Based memberikan gambaran fakta yang terjadi dan harapan apa yang ingin dicapai. Kedua pendekatan ini dapat dipakai disesuaikan dengan donor yang ditargetkan yang paling penting dalam proposal pesan utama yang ingin disampaikan harus jelas dapat dipahami oleh penilai proposal tersebut.

Beberapa hal yang patut diperhatikan dalam menulis proposal diataranya adalah relevansi, urgensi mengapa perlu didanai, memiliki sumber daya yang memadai untuk melaksanakan rencana kegiatan yang disampaikan dalam proposal, memiliki sistem dalam organisasi; merupakan jaminan atas tata kelola yang baik, memiliki pengalaman relevan sebelumnya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diusulkan dalam proposal, memiliki nilai-nilai gender, pro lingkungan hidup, anti korupsi hal ini terkait dan disesuaikan dengan isu-isu yang menjadi perhatiaan dari tiap lembaga donor, memiliki sistem monitoring dan evaluasi serta pembelajaran dan yang terakhir proposal yang diajukan memiliki aspek value for money.

Dalam membuat perencanaan pada saat menulis proposal dapat menggunakan alat bantu logical framework atau yang sering disebut dengan log frame yang bertumpu pada pencapaian goal atau tujuan dan outcome mapping yang bertumpu pada perubahan perilaku dari target sasaran. Kritik terhadap penggunaan analisa log frame adalah perubahan yang terjadi tidak dapat dijamin seperti yang diasumsikan.

Menulis sebuah proposal apalagi yang bertujuan mendapatkan pendanaan dari donor tidak hanya ditentukan pada metodologi atau pendekatan analisa yang dipakai, saat ini ditengah sangat terbatasnya lembaga donor sangat diperlukan strategi dan kejelian dalam menyusun proposal. Tidak hanya dibutuhkan proposal yang secara teknis dan substansi baik tetapi perlu melihat karakteristik dan isu yang menjadi perhatian donor yang akan disasar. Dana yang dikelola oleh lembaga donor bersumber dari negara, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) luar negeri dan donasi yang masing-masing memiliki persyaratan yang berbeda-beda. Untuk sumber negara dan LSM luar negeri dana biasanya berasal dari uang rakyat yang dibayarkan melalui pajak negara. Dana dari dua sumber inilah yang dikenai peraturan pemerintah Republik Indonesia (RI) per tahun 2008 bahwa dana-dana ini harus diserahkan ke pemerintah RI baru kemudian disalurkan kepada LSM tertentu dengan menyertakan kementerian yang terkait dengan concern atau fokus isu dari proposal yang diajukan. Sementara untuk sumber dana dari donasi, dana langsung dikelola oleh organisasi-organisasi tertentu seperti Amnesty Internasional, Save The Children, Oxfam, dll. Oleh sebab itu diperlukan kemampuan memahami karakteristik lembaga donor dan sumber pendanaanya berasal dari mana agar dapat maksimal proposal yang kita sampaikan mendapatkan tanggapan positif. Selain itu juga perlu diperhatikan ujntuk masalah teknis mengenai kebijakan donor dalam menyalurkan dana dan kebijakan negara (Indonesia) dalam pengaturan dana hibah dari luar negeri. Dalam hal ini berkaitan dengan peraturan yang dikeluarkan pemerintah sejak 2008, bahwa kerjasama donor harus dilakukan melalui negara, yang menjadikan kerjasama ini adalah kerjasama bilateral. Informasi-informasi ini tidak semuanya tersedia secara formal, namun kita yang perlu jeli memperbaharui pengetahuan kita mengenai donor yang menjadi target kita.

Terakhir dalam mebuat proposal sebaiknya mencantumkan Rencana Evaluasi (Evaluation Plan) yang biasanya disebut Monitoring dan Evaluasi atau MonEv . Saat ini juga ditambahkan item Pembelajaran dari proses yang disampaikan dalam proposal. Dalam pengelolaan program terdapat dua mekanisme yang dilakukan dalam Evaluasi Plan, yaitu partisipatif dan top down. Hal ini memberikan gambaran kepada donor bahwa program kegiatan yang kita ajukan memiliki proses keberlanjutan dan tidak semata-mata berhenti ketika proyek selesai.

*Penulis adalah Manager InfoDok dan Pendidikan Demos

*Foto-foto adalah dokumentasi dan koleksi Demos